Výpisky | Podcast 41 | Zákulisí eventů

Jak vypadá zákulisí produkce eventů – od malých konferencí po festivaly pro 160 000 lidí? Kdy by si měl klient na organizaci eventu najmout firmu a kolik taková služba stojí? O tom vám poví Adam, šéf naší produkce, event manažer a milovník techna v jedné osobě.

Nestíháš si pustit náš podcast?

Nebo jen posloucháš za chůze a hodil by se ti výcuc toho nejdůležitějšího? Výpisky jsme udělali za tebe. 

Co je event marketing?

• Živý organismus. Těžká disciplína, která má za úkol přenést dané sdělení na lidi.

Co si musíš uvědomit před organizací eventu?

• Nejde o "one man show" a zabere spoustu času, i když jde o malou akci pro pár lidí. Musíš zhodnotit, zda máš na organizaci čas (event se málokdy uděje na první dobrou, i v průběhu je třeba počítat s možnými překážkami – nepříznivé počasí, nemoc důležitého hosta, doprava, ...).

• Stanov si záměr. Od něj se odvíjí vše ostatní.

• Buď vybaven*a citem pro organizaci.

• Urči realizátora / realizační tým. Každý by měl dostat jasnou funkci. Nikdo pak nemůže svou zodpovědnost přehodit na někoho jiného.

• Datum si vždy promysli. Během pátků a prázdnin ti na event přijde pravděpodobně méně lidí. Stejně důležitý je i výběr lokace, cateringu, dekorací, ... (vše by mělo dávat smysl a odpovídat tématu akce).

Jak takový event nacenit?

• Sepiš si seznam položek (nezbytných výdajů). Nezapomeň na: čas (tvůj i všech, kteří se na organizaci podíleli – většinou se eviduje hodinovka a to podle velikosti a typu akce), catering, program, lokaci (bývá jednou z největších položek), audiovizuální techniku, speakery, ...
   
• Agentury si za zajištění eventu účtují navíc agenturní provizi podle ceníku (naše agentura má provizi kolem 10 – 15 %) a zároveň jsme maximálně transparentní.

Co online eventy? Dělají se?

• Dělaly se hodně během covidu, kdy se do onlinu přesunuly i běžně velké konference (například farmaceutické, protože na těch se většinou sdílí aktuální trendy / objevy a s tím nelze otálet). Nástroje pro přenosy online eventů se samozřejmě i nadále využívají (jsou výhodnější minimálně z ekonomických důvodů), ale lidský kontakt nic nenahradí.