O deadlinech
„Dokdy to potřebuješ?“ nebo „Ve středu bylo pozdě!“ a „Právě jsem Karlovi slíbil, že mu to dodáme včera,“ jsou typické ukázky vět používaných napříč všemi sektory trhu, ať už prodáváte kachle do koupelen, anebo nabízíte pojištění internetových rizik. Neexistuje totiž obor, který by byl imunní vůči působení obávaného anglického termínu – deadline.
V prostředí reklamní agentury nabírá vliv deadlinů na extra obrátkách, obzvláště pokud narazíte na osobu zvanou produkční. Když se takového tvora zeptáte, co v agentuře vlastně dělá, mihnou se mu před očima excelové hovory, nepřijaté tiskárny a zaseklé tabulky, načež se vás zeptá, dokdy to chcete vědět.
Takže produkční zkonvertuje váš dotaz na deadline – což má svůj důvod. Proč jsou deadliny důležité, jak je dodržovat nebo správně zadávat, co je jejich úhlavním nepřítelem (nehledejte to) a proč je deadline vždycky kratší, než byste potřebovali… to si přečtěte ideálně ihned. Máte na to deset minut.
Proč?
Je to jednoduché – bez deadlinu se nestane vůbec nic. Pokud k úkolu nepřiklepnete termín dokončení, popíráte jeho existenci. S odšpuntováním konkrétního data odevzdání se aktivuje v hlavě odpovědné osoby otravný tikající mechanismus ne nepodobný časované náloži.
Takto motivovaný člověk chvilku sleduje, jak to hezky pípá, a následně v honbě za záchranou života a živnosti většinou úkol splní. Jak to funguje, jistě znáte z populárního grafu (obr. 1):
Jak zadávat a vymáhat
V tom lepším případě jste ve hře o deadline na straně zadavatele.
Vaším cílem je zadat termín tak, aby jej váš dodavatel splnil. To se snadno řekne, jenže ve skutečnosti zde nastává složitý psychologický střet. Potřebujete totiž, aby vám dotyčný uvěřil, že zadaný termín je nejzazší možný, zatímco vy si musíte nechat ještě pár volných dní v záloze.
Potřebujete, aby vám dotyčný uvěřil, že zadaný termín je nejzazší možný.
Abyste předčasný termín udali přesvědčivě, musíte nejprve sami zapomenout původní deadline a pracovat pouze s novým deadlinem, jako by ten byl jediný platný. Jelikož ale chcete mít ještě větší jistotu, zadáte dodavateli raději rovnou nový NOVÝ deadline s jistinou dvou dní před novým deadlinem, který už mezitím taky pomalu zapomínáte – a tak dále. Touto metodou je produkce občas schopná cestovat zpátky v čase a dokončovat úkoly ještě před jejich zadáním.
Ideálně by to pak v praxi mělo vypadat takto:
Dodavatel: Posílám vám slíbenou kalkulaci s třídenním předstihem. Celé to bude o polovinu levnější, než jste si přáli. Srdečně, Dodavatel.
Vy: Děkuji, odměnu si určete sám.
To je samozřejmě naprostý nesmysl – dodavatel z vlastní přirozenosti nedosazuje do vět slova jako „předstih“ nebo „levnější“. V praxi je naopak často nezbytné počítat s ofenzivou složitě vykonstruovaných vysvětlení, která mají z procesních důvodů (obr. 1) vesměs jediný cíl: oddálit deadline. Například:
- Omlouvám se, místo „středa“ jsem si myslel, že je tam „duben“.
- Už jsem to přece jednou odesílal… Tak já to pozítří odešlu znovu.
- No jo, vlastně.
Občas ale není na škodu s vaším dodavatelem soucítit, což určitě nebude problém, pokud sami býváte i na druhé straně barikády:
Jak přijímat a dodržovat
Přijímáte-li od někoho deadline vy – nepanikařte. Lehárko. Zadavatel si určitě jako vždycky nechal hafo času v záloze, takže není kam spěchat.
Počítejte ovšem s jedním málo probádaným fenoménem – deadline je vždycky o 36 hodin kratší, než budete potřebovat. A vůbec přitom nezáleží, zda na vykonání téže práce dostanete jeden týden, anebo půl roku. Deficit třiceti šesti hodin se pár dní před deadlinem projeví pokaždé. Jde o přírodní zákon, který lze výjimečně svést na posun času či nepřestupný rok.
Je taky pravděpodobné, jelikož všichni jsme jedineční, že jste dost divný jedinec a váš pracovní proces je ještě divnější než u většiny lidí, viz obr. 2:
Proto přeci jen doporučuji připravit si alespoň základní rozvrh vlastní práce a zapojit i systém pozitivní motivace, např. rozšířit (a je to jistě zásah radikální) část grafu „jídlo“ na úkor „nezájmu“ v rámci sebe-odměn.
Neuškodí také přichystat si pár preventivních, kreativně vycizelovaných důvodů, proč potřebujete deadline posunout. Zadavatelé už je v dnešní době v podstatě vyžadují. („O žádném deadlinu nevím a to datum rozhodně nesouhlasí!“)
Překážek tak v součtu není málo a k té hlavní se dostáváme až nyní:
Prokrastinace
Bájným úhlavním nepřítelem všech deadlinů je samozřejmě prokrastinace. Způsobů mrhání časem jsou (stejně jako kachlí do koupelen) tisíce; píšete-li například firemní článek, můžete namísto toho vytvářet zcela zbytečné grafy v MS Malování (viz obr. 1 a 2).
Dnes již existují stovky snadno dostupných materiálů k boji s prokrastinací, a proto, a pouze proto, z žádného jiného důvodu, se zde jimi nebudu zabývat.
Rada na závěr
Deadliny k našim zaměstnáním neodmyslitelně patří a za naši produkci můžu naštěstí říct, že v naprosté většině případů je dodavatelé bez problémů dodržují. Na těch pár zbylých jednotek procent, kdy to náhodou nevyjde, lze snad do budoucna aplikovat nějaká ta užitečná definitivní rada z odstavců výše. Asi, doufám, musím to už odeslat.
Článek byl odevzdán dva týdny po deadlinu čistě z důvodů zevrubné rešerše.
